Para un autónomo, la productividad es uno de los pilares principales del éxito y conseguirlo tiene que ver mucho con la automatización. Esta, a su vez, también se apoya en varias herramientas como pueden ser las aplicaciones, de las que ya hemos hablado y seguiremos hablando en este blog. No obstante, en este caso nos queremos adentrar en la utilidad de estas plantillas, esenciales también para reducir en el día a día todo tipo de gestiones de horas a minutos.
Existen plantillas para todo tipo de documentos. Por nuestra parte os hablamos de las esenciales.
Plantillas comerciales
Empezamos por las más utilizadas e imprescindibles. De otra forma, sería difícil poder conseguir ingresos como profesional o empresa. En esta categoría, podríamos incluir las siguientes:
- Plantillas para elaborar facturas.
- Plantillas para elaborar presupuestos.
- Plantillas rectificativas.
Por su importancia, veamos un poco más en detalle las plantillas para crear facturas. Un ejemplo en imágenes:
Como se puede apreciar, la variedad en diseños es suficiente para que estos documentos se adapten a la imagen corporativa de la empresa. A partir de aquí, ¿qué aplicaciones se necesitan para utilizarlas? Como estas plantillas suelen crearse con extensión .docx. Tenéis dos opciones:
- El clásico paquete Office en una versión actual. Aunque, si tenéis una versión anterior, siempre podéis descargar un complemento de Microsoft para abrir estos documentos.
- Utilizar servicios en la Nube como los que ofrecen Outlook o Google Docs. Es una modalidad de trabajo cada vez más utilizada. Además permitir compartir facturas con clientes sin necesidad de utilizar servicios de Email, sólo con enlaces compartidos.
Plantillas administrativas
Antes de facturar a un cliente, puede ser necesario el envío de otros documentos como son los presupuestos. Para estos también hay multitud de plantillas.
Otro tipo de plantilla relacionada con los clientes es el albarán de entrega, que suele enviarse al cliente junto con un producto vendido.
Y si hablamos de documentos internos de vuestra empresa, las plantillas son útiles para un sinfín de trabajos:
- Utilizar plantillas de informes y cuentas anuales.
- Plantillas con listas de precios para distribuir entre departamentos y delegaciones.
- Plantillas para contratos, concesión de vacaciones o bajas.
- Libros de actas y escrituras sociales.
Plantillas para publicidad
El tercer grupo de documentos prediseñados para facilitar vuestro trabajo en la empresa son los que tienen que ver con el marketing y la publicidad. Y en esta categoría hay que añadir también las plantillas multimedia: imágenes y hasta vídeos. Un resumen:
- Plantilla del logotipo de tu empresa. Estas suelen estar en formato modificable, como la extensión .psd para el programa Photoshop. ¿Por qué tener una plantilla del logo? Porque necesitaréis adaptarlo en tamaño y calidad para insertarlo en vuestra web, redes sociales o los documentos mencionados.
- Plantillas para catálogos. Al igual que contáis con listas de precios, también es importante tener una plantilla de catálogo de productos. Esta os servirá como documento fuente para elaborar uno para Navidades, otro para rebajas, etc. Para poder realizar estas modificaciones se pueden utilizar programas como QxPress, aunque existen plataformas online muy útiles con las que generar buenos catálogos partiendo de una plantilla.
- Plantillas para flyers y otros documentos comerciales. Si utilizáis el buzoneo como estrategia publicitaria y de comunicación, también existen numerosas plantillas para utilizar en vuestro ordenador o en la Nube.
- Plantillas para redes sociales. Son muy importantes, y pueden ser multimedia. Con buenos diseños podréis dinamizar vuestros perfiles y mejorar vuestra imagen corporativa.
Las plantillas (de cualquier tipo de documento) son todavía imprescindibles. Por eso, para poder ser más productivos, es muy importante sentarse y preparar un buen repertorio de las mismas. Ese tiempo se convertirá en una gran inversión y conseguirá de paso crear una imagen corporativa coherente.
