Uno de los aspectos más complejos y laboriosos del funcionamiento de una empresa es la gestión de las nóminas. Con o sin un departamento de recursos humanos que se encargue de estas funciones, recurrir a software para la gestión de las nóminas ofrece grandes ventajas tanto a las asesorías como a las PYMES.
¿Qué es un software para la gestión de nóminas?
La gestión de las nóminas es una tarea ineludible que afecta tanto a los trabajadores como a sus empleadores. Aunque es habitual que las pequeñas y medianas empresas subcontraten este tipo de servicios para ahorrar tiempo, lo cierto es que cada vez existen más opciones para llevar un control de las nóminas de un modo mucho más sencillo y directo dentro del propio departamento de RR.HH.
Un programa de nóminas para empresas es una herramienta que permite optimizar el tiempo y los recursos económicos destinados a la gestión de este tipo de documentos. En realidad, es solo una parte de una solución mucho más completa que permite realizar una gestión integral de todo lo relacionado con el ámbito laboral de la empresa, desde el control de la documentación, hasta la actualización de la normativa legal vigente y, por supuesto, la tramitación de las nóminas de los empleados.
¿Qué operaciones implica el cálculo de nóminas?
Todas las empresas necesitan de una solución para controlar el pago a sus trabajadores. La fórmula más fácil de completar esta tarea es utilizando un software que agilice el procedimiento y lo mantenga siempre actualizado.
Este tipo de software siempre incluye una serie de variables, registros y utilidades que resultan básicas para el cálculo de las nóminas:
- Tratamiento personalizado de cada trabajador contratado (contemplando todas sus circunstancias particulares: edad, situación familiar, tipo de contrato, número de pagas, jornada laboral…).
- Tipo de cotización en base a toda la información personal recabada de cada empleado.
- Deducciones aplicables por contingencias comunes, cotización por desempleo y formación profesional.
- Altas y bajas de empleados por enfermedad o accidente.
- Pagos a Hacienda del IRPF.
- Períodos de liquidación.
- Días trabajados y vacaciones.
- Precepciones salariales: salario base, complementos, horas extra, gratificaciones, salario en especies…
- Percepciones no salariales: indemnizaciones, suspensiones, despidos y otros devengos que no cotizan a la Seguridad Social ni tienen deducciones de IRPF.
Ventajas del uso de un programa de nóminas
Como ya ha quedado reflejado en el apartado anterior, en el cálculo correcto de una nómina intervienen numerosas variables. Tener al día esta información y aplicarla del modo adecuado es una tarea que implica una considerable inversión de tiempo y dinero y que, no por cotidiana, está exenta de que se produzcan errores.
El uso de un software de gestión facilita esta labor y garantiza el éxito del tratamiento de las nóminas desde múltiples perspectivas:
- Automatiza el proceso, por lo que permite ahorrar tiempo en la emisión mensual de nóminas.
- Pagos más rápidos y puntuales que incrementan el nivel de satisfacción de la plantilla.
- Cumplimiento de las obligaciones tributarias evitando sanciones administrativas como consecuencia de demoras o errores de cálculo.
- Gestiones telemáticas con la Tesorería de la Seguridad Social para agilizar procesos tan habituales como altas, bajas y modificación de datos.
- Actualizaciones recurrentes que permiten estar siempre al tanto de la normativa legal vigente o de las modificaciones en los convenios.
- Mayor conocimiento de la plantilla (horas trabajadas, ausentismo, bajas, horas extra…), con información de utilidad para la mejora del rendimiento de la empresa.
Tipos de programas de nóminas: On Premises y Cloud
Actualmente, en el ámbito de los RRHH se trabaja sobre todo con dos alternativas de software: las soluciones On Premises o Cloud. La conveniencia de cada una de estas opciones no depende tanto de lo que cada una de ellas ofrece sino de los que la empresa necesita realmente para optimizar la gestión de las nóminas de sus empleados.
Características de las soluciones On Premises
Este tipo de software de recursos humanos implica la adquisición de una licencia para su uso “en las instalaciones” (traducción literal de on premises). Adquirida esta licencia, el programa se podrá instalar con todas las garantías en los servidores de la propia empresa.
La elección de una solución On Premises conlleva una serie de gastos asociados de hardware, software, soporte y mantenimiento, copias de seguridad y backups. Por otro lado, aspectos tan importantes como los riesgos de interrupción, la protección de datos o de pérdida de información recaen directamente en la fiabilidad del sistema y no suelen estar incluidos en el precio básico de la licencia.
En cierto modo, podría decirse que la alternativa On Premises es la más tradicional. Funciona todavía en empresas de mayor tamaño y con un importante departamento de RR.HH. que puede permitirse un notable desembolso solo para cubrir estos gastos.
La principal ventaja de este tipo de software es que reside en la propiedad, algo que proporciona cierta seguridad y estabilidad a las empresas de gestión más tradicional, aunque en la práctica no siempre sea así. Con todo, resulta interesante recurrir a este tipo de soluciones si se priorizan aspectos como:
- Acceso sin restricciones de tiempo. El software pertenece a la empresa tras su adquisición. El sistema de suscripción propio de las opciones en la nube es sustituido por una licencia única sin límite temporal.
- No se depende de una conexión a Internet. Se trata de una red interna por lo que la conexión a Internet o la inestabilidad de dicha conexión no afecta al rendimiento del centro de datos de la empresa.
- Toda la documentación permanece siempre del lado de la empresa, esto es, almacenada en sus propios servidores. Los datos nunca tendrán que ser traspasados a terceros, aún en condiciones de absoluta confidencialidad.
- Control integral. El usuario puede decidir en cada momento qué hacer con el programa. Esto permite flexibilizar en cierto modo su uso, pero también hay que tener en cuenta que conlleva una inversión adicional en tiempo y dinero, sobre todo en el momento que sea necesario añadir nuevas funcionalidades.
Características de las soluciones Cloud
Las alternativas “en la nube” (traducción literal de cloud) son las que se han ido imponiendo durante los últimos años en infinidad de sectores, entre ellos, el área de RR.HH. y los programas de gestión laboral. Las principales diferencias entre las soluciones On Premises y Cloud se revelan a varios niveles:
- Accesibilidad: una de las principales ventajas de estas alternativas es la posibilidad de trabajar en remoto. Un sistema Cloud está siempre disponible para el usuario con acceso autorizado, por lo que puede resultar de gran utilidad en la implantación de fórmulas de teletrabajo en la empresa así como para tener un control absoluto sobre las nóminas en cualquier momento y en cualquier lugar.
- Escalabilidad: el crecimiento del negocio, la incorporación de nuevos trabajadores y las actualizaciones del sistema son aspectos ya contemplados en la contratación de una solución de gestión en la nube. Esto abarata los costes de forma significativa y permite adaptar el sistema a las necesidades de la empresa en cada momento sin mayores complicaciones.
- Seguridad: el proveedor de servicios es el responsable de garantizar la seguridad de toda la documentación gestionada desde la nube. Este se encargará además de la recuperación de dicha información en caso de pérdida o irrupción en el sistema.
- Costes: por todas las prestaciones que ofrecen los servicios en la nube, este tipo de soluciones para la gestión de nóminas resultan más económicas, tanto en la contratación como en aspectos relacionados con el mantenimiento o la actualización. No obstante, es necesario renovar el servicio cada cierto tiempo y, en caso de que el proveedor desaparezca, habrá que trasladar toda la información al nuevo prestador de dicho servicio.
Tener un registro óptimo de todos los empleados y sus nóminas resulta imprescindible para la buena gestión de una empresa. Los programas de nóminas son herramientas sencillas, intuitivas y fáciles de implementar con las que resulta mucho más cómodo llevar un control sobre las características de los pagos a trabajadores y las obligaciones tributarias que de ellas se derivan. Gracias a los avances tecnológicos y la digitalización, el manejo de toda esta documentación es ahora más accesible y los errores o la pérdida de información cada vez menos frecuentes.
