Importancia digitalización para PYMES

Importancia de la digitalización de documentos para el crecimiento de las pymes

¿Puede algo tan, aparentemente, accesorio como la Digitalización de Documentos ayudar a crecer a una PYME? Cada día más. De hecho, es uno de los elementos más importantes a tener en cuenta para mejorar la productividad.

Vemos los formatos digitales de almacenamiento más comunes y las razones principales por las que la digitalización de documentos es tan importante.

Formatos de almacenamiento digital más comunes

Soportes almacenamiento digitalLa industria que permite la digitalización de documentos es la gestión documental. De hecho, hay empresas que se dedican exclusivamente a dar ese servicio a otras empresas y a organismos públicos.

En cuanto a los soportes y formatos de almacenamiento que sirven para trasladar documentos (escaneados o no) y evitar su acumulación en formato físico, destacar:

  • Discos duros portátiles o de dispositivos como ordenadores. Son los recursos más utilizados. En el caso de los USB, se suelen utilizar para almacenamiento temporal.
  • Escáner como herramientas para trasladar el documento físico a formato digital.
  • La Nube o servidores online como Drive de Google.
  • CD y DVD.
  • Unidades de Red y copias de seguridad en otros formatos.

Ventajas de la digitalización para PYMES

Ventajas digitalización para empresasDecir en este sentido que la capacidad de estos soportes de almacenamiento ha crecido enormemente en los últimos años. Esto ha permitido que realmente merezca la pena pasarse a la digitalización gracias a una serie de ventajas que vemos a continuación.

Se gana en seguridad al poder restringir el acceso a documentos

Muchas empresas (bufetes de abogados, asesorías o bancos) manejan información muy sensible y el hecho de que personas inadecuadas tengan acceso a esa información puede suponer un problema para todas las partes. Por esta razón, existe la digitalización con valor legal que permite añadir sistemas de seguridad de tipo criptográfico para permitir el acceso a cierta información según quien la solicite.

Este sistema es muy común en aplicaciones empresariales y, en general, en interfaz de acceso a base de datos.

El acceso a la información es mucho más rápido

Otra ventaja de la digitalización –en este caso para mejorar la productividad– es que el acceso a la información se produce en segundos, lo que reduce enormemente el tiempo de búsqueda y consulta en cualquier empresa.

Para permitir esto es necesario contar con buscadores internos para poder utilizar tags o palabras clave que devuelvan unos resultados y, finalmente, poder acceder al documento buscado.

Se ahorra espacio

Notarios, abogados, médicos privados y, en general, empresas que produzcan muchos documentos requieren de grandes espacios para almacenar documentación. Si esta se acumula desde hace años, esos espacios requeridos pueden suponer un coste importante en la cuantía del alquiler o en la adquisición de locales.

Con la digitalización, muchas PYMES han llegado a prescindir literalmente de esos espacios con el consecuente ahorro en dinero. Además, si los usuarios o clientes requieren de una copia impresa, sólo es necesario imprimirla.

Se evita la pérdida y el traspapelo de documentos

Todavía puede haber personas que piensen que conservar documentos en formato físico es más seguro que hacerlo en la Nube, cuando está demostrado que se traspapelan y se pierden más en almacenes que en carpetas digitales.

Además, al día de hoy y gracias a las copias de seguridad automatizadas, perder un documento digital es casi imposible.

Se ahorra tiempo en registro y eliminación

Una última ventaja de la digitalización de documentos para PYMES es el ahorro de tiempo que se da en el alta de documentos y su eliminación. En el primer caso, con un simple escaneo se evita tener que ir a la sala de ficheros y buscar la carpeta donde guarda ese documento.

Y a la hora de eliminarlo, sólo bastará buscar la versión digital a través de un buscador orgánico interno y borrar el documento.

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Además de las obvias ventajas para empresas de todo tipo, otro aspecto muy importante de la digitalización es el aporte ecológico que se consigue, reduciendo drásticamente la tala de árboles y favoreciendo el ciclo del carbono.