Principales funciones de un software contable

Principales funciones de un software contable

A muchos autónomos y freelance les sirve el servicio de la gestoría online para llevar sus cuentas. En el caso de las empresas, ese servicio limitado en la Nube no es suficiente, por lo que hay que recurrir a los famosos programas de contabilidad para empresas, cada vez más completos y mejor implementados con otras herramientas como ERP y CRM.

En cualquier caso, con independencia del tamaño y potencialidad de la aplicación, existen una serie de funciones de un software contable que todo programa debe poseer. Hacemos un repaso a las imprescindibles para ayudarte si estás interesado en adquirir un software de este tipo para tu empresa.

Poder trabajar en la Nube

Un buen software contable debe estar instalado en la Nube. Es decir, ser un servicio web, aunque se puedan instalar extensiones en local para realizar algunas labores administrativas y contables. La razón principal de estas características se basa en 3 necesidades:

  • Que se pueda acceder a la información desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar. Solo será necesario conexión a Internet y datos de identificación. Todas las empresas con franquicias utilizan este tipo de software.
  • Permite realizar copias de seguridad en servidores seguros, mucho más que hacer copias en un ordenador local.
  • No requiere de adquirir equipos con grandes discos duros, solo que posean un buen microprocesador, RAM y buena conexión ADSL.

Programa conectado con las principales administraciones

En primer lugar, es imprescindible que el programa permita la presentación de impuestos de forma automática para poder enviarse a la Delegación de Hacienda, además de poder consultar declaraciones y certificados como:

  • Trimestrales.
  • IRPF.
  • Retenciones.
  • Previsiones de modelos como el 347, etc.

Otro aspecto importante es que el software permita el control de nóminas y esté conectado también con la Seguridad Social para realizar consultas o enviar información con certificado electrónico.

Control de gastos y compras

Muchos programas de contabilidad actuales incluyen funciones ERP o están conectados con estos sistemas de planificación de recursos empresariales para poder llevar el control de gastos y compras a proveedores. Esta utilidad es esencial para luego poder presentar Libros de Cuentas precisos.

Conexión con el departamento comercial

El fin de los comerciales en una empresa es facturar productos y servicios a clientes. Y esto se hace con el programa de contabilidad. Por ello, para facilitar el trabajo a contables y administración en general, y a los propios comerciales, la aplicación debe añadir un CRM (Customer Relationship Management) para centralizar todo el buyer’s journey y poder acabarlo con la facturación correspondiente. Todo ello sin tener que cambiar de aplicación.

Aplicación flexible y escalable

Todas las empresas sufren cambios con el tiempo. Pueden ser en sus nichos de negocio, porque crezcan como empresa o se internacionalicen. Estas tres formas de cambio van a requerir de un software contable flexible que permita:

  • Crear nuevas gamas de productos para comprar y vender.
  • Que el software sea escalable y se adapte al crecimiento de la empresa.
  • Al internacionalizar, el software debe permitir, por ejemplo, añadir nuevas tasas o impuestos distintos a los del país.

Automatizado y de fácil uso

Las últimas dos características o funciones de un software contable son que la mayoría de los procedimientos estén automatizados, desde el punto de vista contable y técnico. En relación a la contabilidad, es importante que se puedan realizar auditorías y presentar informes de forma rápida y automática. Y desde el plano técnico, que ocurra lo mismo con las copias de seguridad y las actualizaciones.

Para finalizar, recordar que los usuarios de un software contable no son programadores informáticos, sólo usuarios. Crear una interfaz intuitiva y de fácil uso mejora la productividad de los trabajadores y de la propia empresa.