Con tanta digitalización, se nos olvida que la RGPD y otras normativas relativas a la protección de datos también afectan a destrucción de documentos. De hecho, las multas por un mal tratamiento de los mismos pueden ser tan altas como las aplicadas al mal uso de información sensible a nivel digital. De esto sabe mucho https://allsafedocuments.es, una de las empresas referente en el trabajo de destrucción de documentos en Barcelona.
Del análisis de sus distintos servicios, hemos elaborado esta lista de documentos a destruir en el ámbito de la empresa, profesional y particular.
Documentos a destruir en el ámbito profesional y de empresa
Antes de citar los documentos en concreto, y en el sector empresa, es importante recordar que esa destrucción debe realizarse a través de profesionales como Allsafedocuments. Especialmente porque son las únicas que pueden certificar que los documentos se han eliminado siguiendo los protocolos concretos. Esa certificación es imprescindible para evitar las temidas multas en caso de inspección.
Destrucción de documentos en papel
Si eres empresa o profesional y guardas en papel documentos mercantiles, laborales, fiscales o legales, a continuación una pequeña lista de los que debes destruir.
- Documentos financieros. Aquellos que incluyen datos personales de clientes y proveedores, cuentas bancarias, con información sobre saldos o números de tarjetas de crédito.
- Documentos laborales. Especialmente nóminas, contratos, pago de incentivos o bajas laborales. Esto documentos se deben conservar, por ejemplo, cuando un trabajador esté todavía en la empresa. Y cuando deja de hacerlo todavía hay que esperar un determinado tiempo para su destrucción. Las empresas de destrucción de documentos como Allsafedocuments también prestan servicios de asesoramiento en este sentido.
- Documentos comerciales. De nuevo, en el día a día de una empresa se generan muchos presupuestos, facturas y propuestas comerciales. Si estos documentos poseen datos de carácter sensible de clientes o empresas asociadas también deben ser destruidos en los tiempos adecuados.
- Documentos fiscales. Son los más comunes en las empresas y también los más delicados en cuanto a su destrucción y hay que seguir un protocolo concreto. Por ejemplo, si una empresa cierra, todavía se deben conservar documentos como las declaraciones de impuestos durante unos años. Es común que se dé el caso que el cierre de empresa sea auditado por la administración en ejercicios posteriores. Precisamente cuando la entidad pública concreta dé el visto bueno es cuando ya se puede solicitar el servicio de destrucción de estos documentos.
- Documentos contables. Al día de hoy, la contabilidad de una empresa suele estar muy digitalizada (luego veremos qué soportes informáticos hay que destruir). No obstante, todavía hay empresas que guardan libros contables, facturas, tickets e incluso el pago de multas. En el caso de que aparezcan datos sensibles de clientes o de la propia empresa, cerrada la misma, también deben ser destruidos.
- Documentos administrativos. La última categoría abarca parte de las anteriores y otros documentos como, en el caso de clínicas privadas, informes médicos, de pruebas realizadas, radiografías, etc. En esta categoría también se incluyen comunicaciones con clientes o proveedores por carta para citas o con información sensible.
Destrucción y borrado de soportes digitales
Una factura en PDF también se considera un documento y debe tratarse con la misma confidencialidad que uno impreso. Dada su naturaleza, la destrucción de soportes digitales requiere de una tecnología y formas de certificar el borrado distintas a las que se utilizan con el papel. De nuevo, sólo empresas autorizadas pueden realizar la destrucción de:
- Destrucción de discos duros. En este caso se pueden dar dos formas de eliminar documentos con información sensible: mediante el borrado (formateo) del disco duro o su total destrucción física. Y un USB también es considerado un disco duro.
- Destrucción de soportes digitales. Hablamos de soportes de almacenamiento como CD o DVD. En este caso se destruyen de forma total.
- Destrucción de datos online. Es la parte más compleja, ya que los datos están en servidores. Hablamos del borrado de documentos en una página o en una base de datos.
Documentos a destruir en el ámbito particular
La ley también afecta a personas particulares en cuanto a su relación con empresas o entidades públicas, pero la recomendación de destrucción de documentos se orienta más a salvaguardar la intimidad y seguridad de los ciudadanos. Así, las empresas de destrucción de documentos, recomiendan no deshacerse de documentos con información sensible en papeleras o cubos de la basura, sino realizar la destrucción según el protocolo específico de cada documento. Algunos de ellos son:
- Documentos identificativos. Cuando caduquen, es importante destruir carnets de identidad, pasaportes o carnets de conducir.
- Documentos fiscales. Como declaraciones de la renta. Cuando haya prescrito su vigencia.
- Documentos administrativos. Como pólizas de seguros canceladas, contratos de alquiler, pagos por servicios donde aparezcan datos sensibles, etc.
- Documentos financieros. Especialmente documentos de cuentas bancarias canceladas, tarjetas de crédito o comunicaciones donde aparezcan datos financieros y bancarios sensibles.
Por qué es tan importante la destrucción de documentos
Además de para cumplir con los derechos de privacidad de empresas e individuos, la destrucción de documentos está frenando enormemente un tipo de delito muy común: el phishing o suplantación de identidad. Sólo hay que ponerse en la piel de un delincuente que se haga con información sensible de este tipo para poder imaginar todas las gestiones que podría realizar en tu nombre o en el de una empresa.
