Cómo organizar eventos de la manera más profesional

Eventos BarcelonaYa sea para organizar eventos privados como para algo mucho más grande como un evento deportivo, seguir un proceso ordenado y planificado y, muy importante, contar con los mejores profesionales en cada disciplina es imprescindible para que todo llegue a buen puerto. ¿De qué pasos se compone ese proceso? ¿Qué profesionales de la organización de eventos ofrecen garantías? En mi caso, he optado por eventosbarcelona.com tanto para aportar ideas sobre organización como recursos.

Dicho esto, y ya entrando en el terreno del proceso de organización del evento, este se divide en dos grandes campos: la producción artística y la producción técnica.

Producción técnica

Este es el primer aspecto a tener en cuenta a la hora de organizar un evento y si ya se cuenta con el guión y evergadura del mismo, 5 aspectos a considerar.

Escenarios

Alquiler de escenariosTanto para un evento artístico como profesional, el escenario suele ser un elemento esencial. Son muchos los actos de empresa en los que se realizan presentaciones de productos, de un negocio o entregas de premios.

El escenario, al igual que ocurre a nivel online con una página web, va a ser el marco donde se realice el evento y debe estar diseñado de forma coherente con los valores y estilo de la marca que lo promociona. Para compañías de gran tamaño, siempre es bueno contar con grandes escenarios. Para las relacionadas con el mundo del arte, puede ser interesante llevar el evento a un teatro u otro tipo de sala artística.

Ni que decir tiene que hay que aprovechar los espacios -especialmente detrás de los ponentes- para utilizar logos corporativos o imágenes de producto.

Iluminación

Iluminación eventosAdemás de permitir que los asistentes puedan ver lo que ocurre en el interior de un recinto, la iluminación es un elemento decorativo en sí mismo. Con los profesionales adecuados se puede convertir un frío espacio lleno de columnas de piedra en un acogedor palacio. Además, una iluminación bien diseñada puede crear escenarios virtuales, lo que ahorra en atrezzo y componentes del escenario físico.

Sonido

Alquiler de sonido para eventosEl alquiler de equipos de sonido es otro de los elementos a cuidar en la organización de eventos, y se debe contar con empresas experimentadas y con solvencia como eventosbarcelona.com para que no haya ningún error durante el desarrollo del evento.

Entre los equipos de sonorización más populares están: los sistemas portátiles amplificados, PA medianos y pequeños o Linea Arrays.

Audiovisuales

Audiovisuales eventosAdemás del sonido y la iluminación, la utilización de efectos y recursos audiovisuales puede ser muy interesante. Por ejemplo, las grandes pantallas son muy útiles para presentaciones de productos: mientras un orador explica sus características, los asistentes pueden ver ejemplo en vídeo y gráficos en la pantalla. Para ofrecer una experiencia aún más interesante, los video walls se están convirtiendo en recursos muy usados.

Gradas

Alquiler de gradasEn el caso de organizar eventos a lo grande y en espacios diáfanos, los usuarios deben saber que se pueden alquilar gradas temporales. eventosbarcelona.com está especializado en ello y no importa el tamaño o configuración del recinto.

Producción artística

Una vez se tiene configurado el plan técnico, si se quiere dar al evento un toque de entretenimiento y artístico, hay que pasar al terreno de la producción artística.

En este sentido, decir que es muy recomendable que escenarios, gradas, iluminación y demás temas técnicos estén ya instalados para que, sea cual sea el elemento artístico a introducir, la performance se pueda ensayar con tiempo.

¿Cuáles son los requisitos en la producción artística para que sea un éxito?

  • En primer lugar, la agencia con la que se contrate la producción debe tener larga experiencia en el sector.
  • Además, debe contar con una buena cartera de servicios para poder asumir cualquier encargo.
  • Capacidad de innovación. Además de poder organizar números artísticos clásicos de danza, conciertos y demás, es importante que cuente con espectáculos novedosos como Mapping Show, Light Juggling o espectáculos con Led. Con ello, se puede asombrar a los asistentes por la novedad. Un ejemplo en el siguiente vídeo:

Para finalizar, recordar que todas estas partes del proceso para organizar eventos deben estar avaladas por empresas solventes como eventosbarcelona.com.

Jesús S. Medina

Programador Junior 1991-1993. Técnico informático desde 1993. Diseñador y programador web desde 1998. Administrador de contenidos online, SEO, redactor web y escritor.