Cómo elegir el software de control horario más adecuado para tu empresa

El software de control horario es cada vez más utilizado en empresas para mejorar su funcionamiento. No sólo hablamos de controlar el absentismo laboral, este recurso también es útil para calcular las horas extra trabajadas, organizar las vacaciones y otros aspectos que regulan la relación entre empresa y trabajador.

Ahora bien, para que la aplicación sea realmente útil, la empresa tiene que tener en cuenta una serie de aspectos de los que también hablaremos en este artículo. Pero, primero, la importancia y ventajas de utilizar un software de control horario.

La importancia y beneficios de un software de control horario

El primero de todos es que ayuda a la digitalización de los procesos internos de la empresa y su transformación digital en general. Además, tiene otras ventajas más precisas:

  • Ajusta las nóminas de los trabajadores al máximo. Al maximizar la precisión en el registro de las horas trabajadas por los empleados y digitalizar esa información, el cálculo de la nómina es mucho más exacta y justa para empresa y trabajador.
  • Reduce el absentismo. Tanto en la entrada y salida de los trabajadores como en la toma de los descansos y comidas durante la jornada, que también se pueden regular.
  • Reduce los accidentes laborales. En el caso de empresas de transporte, al controlar mejor las horas trabajadas por los trabajadores se organizan mejor los descansos para que los empleados estén lúcidos durante su jornada y no tengan accidentes.
  • Permite organizar mejor los horarios. Llevar el control de las jornadas trabajadas también permite ser más flexible y poder organizarlas mejor para adaptarse a las necesidades de los trabajadores.
  • Se puede ser más justo en el reparto de la carga del trabajo. Ese mismo conocimiento permite también a las empresas distribuir las responsabilidades entre los trabajadores de forma más justa.

Como se puede comprobar, un software de control horario otorga una nueva y más precisa visión del funcionamiento de una empresa y da la oportunidad de organizarla mucho mejor. Ahora bien, como decíamos antes, hay muchas aplicaciones de este tipo y no todas tienen las funcionalidades necesarias para poder cubrir las necesidades de una empresa.

En qué aspectos debe fijarse una empresa para elegir un software de control horario

Veamos los requisitos imprescindibles de un buen software de control de horario.

Adaptabilidad y usabilidad

Hablamos de una aplicación informática por lo que trabajadores y empresa la van a utilizar con distintos dispositivos. Por ello es importante que este software sea:

  • Responsive. Es decir, que se adapte visual y funcionalmente a cualquier dispositivo: móvil, tableta u ordenador.
  • Sea adaptable. De tal forma que pueda funcionar como App en un móvil y como web en la Nube.
  • Acceso a la App 24×7.

Escalabilidad

Otro aspecto muy importante de una aplicación de este tipo es que sea escalable, de tal forma que se puede adaptar tanto al crecimiento de trabajadores en una empresa como al de sus operaciones. Un ejemplo son las empresas que añaden logística a su negocio contratando a transportistas.

Varias formas de control de horario

El punto anterior nos lleva a un requisito fundamental: que disponga de varios sistemas de control de horario. Esto implica que se puedan controlar las horas trabajadas vía web, mediante la App o con un acceso biométrico. En el caso de la App, es importante que la aplicación incluya un sistema de geolocalización para que, por ejemplo, un transportista pueda justificar su jornada.

Flexibilidad en el control de horas

Es una de las ventajas de este tipo de software, pero para poder establecer distintas formas de control de horario es necesario que la aplicación pueda distinguir entre jornadas normales (de ocho horas) y otras situaciones laborales de los empleados y remuneraciones por hora. Por ejemplo:

  • Posibilidad de añadir el control de horas extra.
  • Capacidad para controlar el registro de las horas por parte del teletrabajador.
  • La aplicación debe también adaptarse a jornadas como la flexible, el fichado masivo semanal o puntuales.
  • Control de horas por proyecto para trabajadores contratados puntualmente o colaboradores en relaciones B2B.

Funcionalidades para los trabajadores

En el lado de los trabajadores y para ahorrar tiempo al departamento de Recursos Humanos, un buen software de control de horario también debe contar con funcionalidades para que los trabajadores puedan:

  • Solicitar vacaciones.
  • Solicitar bajas.
  • Poder comunicar electrónicamente que no acudirán al trabajo por enfermedad u otra razón, y han de poder enviar digitalmente justificantes de baja.

Sincronización con otros softwares (turnos, vacaciones y ausencias)

Precisamente esa posibilidad de que los trabajadores puedan comunicar bajas y solicitar vacaciones requiere del sofware la capacidad de sincronizarse con otras aplicaciones empresariales como un ERP. De esta forma, los demás departamentos de la empresa estarán actualizados al momento de la situación de cada trabajador.

Supervisión sin esfuerzo e informes de registro de horas

El último de los requisitos de un Software de control horario tiene que ver con los informes y la estadística. Es la mejor forma de tener una visión precisa de cómo marcha la empresa y cómo se pueden optimizar las jornadas de trabajo para que tanto empresas como empleados ganen.

Para ello, es necesario que la aplicación cuente con un potente panel de control o cuadro de mando y personalización de informes.

Conclusión

Para finalizar, destacar que este tipo de software es tan beneficioso para la empresa como para el trabajador. No olvidemos que, aunque “vigila” que los empleados cumplan con la jornada pactada, también registra las horas extra trabajadas, organiza mejor las vacaciones y agiliza las bajas por enfermedad u otra causa.

En resumen, otra aplicación que mejora el funcionamiento de una empresa, con lo que todos ganan.

Deja un comentario