Posiblemente, el mayor ejemplo de productividad laboral sea el de los emprendedores, los cuales llegan a conseguir dar la imagen de contar con la actividad de una empresa cuando solo hay detrás una persona a cargo de todo. Para conseguirlo, es necesario trabajo y organización, pero también elegir las aplicaciones correctas, especialmente para llevar todo el tema de facturación y contabilidad al día y de una forma lo más automatizada posible. Entre los tipos de aplicaciones más recomendadas están las siguientes.
Herramientas de facturación
Las hay online o para instalar en tu ordenador y son imprescindibles para poder facturar a clientes, elaborar presupuestos, albaranes y cualquier otro documento que implique la venta de un servicio o un bien. También hay programas de facturación para Windows o sistema de facturación para Mac, una aplicación muy útil para diseñadores gráficos y de vídeo que utilizan este tipo de ordenadores.
Contabilidad y control de gastos
Además de tener el control de aspecto de la facturación, otro departamento que hay que llevar al día es el de la contabilidad y control de gastos. Por un lado están los ingresos que provienen de la facturación, pero no hay que olvidar los gastos por pago a proveedores, gastos de luz, Internet o impuestos. Todo para no llevarse sorpresas y saber en todo momento el dinero del que se dispone.
Este tipo de programas pueden estar disponibles online o en aplicaciones para instalar y difieren según el país al tener que adaptarse a los regímenes fiscales de cada uno de ellos. En cualquiera de las modalidades, siempre es muy importante que las aplicaciones estén conectadas con los organismos de cada país y competentes para poder hacer declaraciones fiscales o permitan la exportación de documentos oficiales para poder presentar esas declaraciones de impuestos de forma correcta.
Herramientas gastos bancarios y tarjetas de crédito
Un emprendedor, aunque parezca lo contrario, también tiene una vida personal y los gastos que se derivan de ella influyen en el devenir de su actividad profesional. Por ello, llevar el control de los gastos de la tarjeta bancaria o de los pagos por banco no profesionales también es importante. Hay muchas herramientas para hacerlo como Expensify, donde poder incluir los gastos de cenas, ir al cine, viajes, etc.
Informes de la evolución del negocio
Volviendo al terreno profesional, aunque las aplicaciones mostradas anteriormente cuentan con herramientas estadísticas, hay Apps y software especialmente orientados a mostrar balances estadísticos de todos los datos económicos del emprendedor para poder evaluar en el tiempo su evolución. Estas herramientas dan una imagen general muy útil para saber dónde recortar gastos, cómo han evolucionado las ventas de una línea de producto, etc.
En cuanto a programas relacionados con esta categoría, aunque parezca una aplicación antigua, Excel permite elaborar estadísticas muy completas. También hay programas mucho más completos como los CRM Openbravo o Zoho CRM que incluyen funcionalidades de facturación y ERP para poder elaborar estadísticas completas de facturación y control de gastos.
Opción de la asesoría online
Además de estas herramientas individuales, especialmente para emprendedores y en los últimos años, se han proliferado asesorías y consultorías online. Es decir, plataformas digitales que ofrecen gran parte de las herramientas mostradas en un solo paquete de tal forma que los emprendedores solo necesitan usuario y contraseña para poder acceder a estos servicios.
La ventaja clara de esta forma de llevar las cuentas es que se realiza online y desde cualquier dispositivo, y la desventaja es que, obviamente, tiene un coste. En el caso de las herramientas comentadas, muchas de ellas suelen tener una versión gratuita.
Hasta aquí, esta pequeña recomendación del tipo de programas y aplicaciones necesarios para tener las finanzas en orden.
Programador informático 1991-1998. Desde 1998 me dedico al desarrollo web, optimización SEO, redacción y administrador de contenidos online y WPO para WordPress.