¿Para que sirve la firma digital cualificada en las organizaciones?

Como ocurre con otras herramientas digitales, la Firma digital cualificada o eSignature es un estándar que, en este caso, permite validar todo tipo de documentos y otorgarles seguridad en el espacio de la Unión Europea. Más o menos, podríamos comparar esta validación con la de un notario en documentos impresos.

Como cada día las comunicaciones, acuerdos y relaciones comerciales a nivel digital son más comunes, merece la pena hablar de los tipos de firmas electrónicas cualificadas y sus usos en organizaciones públicas y privadas.

Tres tipos de firmas digitales en la UE y cómo funcionan

Certificado eIDASAntes de hablar de la Firma Digital Cualificada, hay que señalar que existen otras dos firmas avaladas por la normativa europea 910/2014: la Firma Simple (por ejemplo: botón “acepto” en un contrato digital) y la Firma Avanzada. Este reglamento es una nueva evolución de la Directiva 1999/93 CE y que se adapta a los nuevos avances tecnológicos que, precisamente, permiten el uso de la Firma Digital Cualificada.

¿Cómo funcionan estas firmas y obtienen su validez jurídica? En primer lugar, hay que decir que la Unión Europea no crea estos certificados sino que estudia y avala a empresas desarrolladoras que garantizan la seguridad necesaria para que las firmas electrónicas ofrezcan la encriptación y seguridad de la información de los usuarios.

Esos requisitos los impone el propio reglamento del eIDAS o 910/2014 y las empresas proveedoras de esa tecnología que los cumplan pasan a formar parte de la Lista de Confianza de la Comisión Europea. Esas compañías tecnológicas reciben un etiqueta que así  lo avala y que pueden incluir en la página web corporativa de la empresa desarrolladora de los certificados.

La Firma Electrónica Cualificada y sus beneficios

El hecho de que la Firma Digital Cualificada sea mucho más segura y jurídicamente más sólida que las dos firmas anteriores se debe a que los usuarios que quieran firmar documentos con esta herramienta deben hacerlo con un DNIe y un dispositivo físico para crear este tipo de firma.

DNI electrónico firma digitalAdemás, esta firma digital incluye una información del firmante (empresa privada, entidad pública o profesional) que asegura que lo identifica al 100% y evita la suplantación de identidad. Esa información es el nombre, el número de identificación fiscal, el propio algoritmo de encriptación, claves que se crean al solicitar la firma, fecha de expiración (es temporal) y el organismo que lo emite.

Y si hablamos de para qué sirve la firma en casos reales, tenemos varios ejemplos:

  • Evitar la mencionada suplantación de identidad. En este sentido, la firma digital es mucho más segura que la firma manuscrita que cualquiera puede imitar.
  • Acelera enormemente todo tipo de trámites ya que no se requiere presencialidad. Si dos empresas quieren formalizar un contrato, lo pueden hacer en cuestión de minutos con la Firma Digital Avanzada.
  • El hecho de poder firmar documentos online hace posible aumentar el radio de negocio a otros países. En este caso sólo dentro de la Unión Europea donde la firma tiene validez, pero es cuestión de homologar la herramienta con otros espacios económicos para que jurídicamente sea aceptada por otros gobiernos.
  • Un documento certificado por esta firma digital también se encripta, en el sentido que se protege de que, en una comunicación electrónica, sea interceptado. De hecho, las firmas digitales funcionan de forma muy parecida a los certificados SSL en sitios web que protegen los datos de los usuarios.

Beneficios firma digital cualificada¿Por qué no utilizan este sistema todos los organismos y empresas? Dos razones:

  1. La primera porque todavía hacen falta recursos tecnológicos para que todas las empresas y profesionales cuenten con dispositivos para firmar, por ejemplo, con DNI electrónico.
  2. Y la segunda tiene que ver con un aspecto cultural, y es el de no confiar todavía en lo digital para ejecutar protocolos empresariales como la firma de un contrato.

No obstante, la realidad se va imponiendo: este tipo de herramientas mejoran la eficiencia y productividad de las empresas y las permite internacionalizarse mejor.

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